Le plan directeur, c’est beaucoup plus que de l’informatique

Promouvoir l’importance d’un plan directeur TI est un défi. On ne veut pas être trop technique (le sujet l’est déjà suffisamment), on ne veut pas être ennuyeux (le sujet n’a rien de sexy), on ne peut miser sur un son et lumière pour faire monter l’aïoli. L’astuce? Une visite guidée. Primo : planter le décor. Deuzio : incarner « l’expérience de lecture » à l’aide d’un personnage. Tertio : laisser ce personnage conduire le lecteur au cœur d’une architecture d’information physique, électronique et virtuelle.

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Une carte géographique multicouche

Un plan directeur met à plat, comme une carte géographique multicouche, vos systèmes d’informations. Y sont représentés vos espaces de travail, vos équipements, vos logiciels, vos réseaux et leurs connexions, mais aussi vos contenus, activités, processus, référentiels opérationnels et bonnes pratiques. Le plan directeur TI illustre la contribution à « la génération de valeur » des composantes à votre modèle d’affaires. Ce faisant, il fait ressortir les lacunes et opportunités et trace la route de votre transformation numérique. Sans cette carte, votre organisation navigue à vue, plus ou moins perdue.

Imaginer

Imaginons que votre organisation soit une bibliothèque, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec, la « grande bibliothèque de Montréal », par exemple.

Pour un visiteur débarquant de la planète Mars, un visiteur n’ayant aucune idée de ce qu’est une bibliothèque, son rôle et son usage, votre organisation est un vrai labyrinthe. En l’absence de plan (dans l’éventualité où ce plan existerait, encore faudrait-il que notre Martien sache le lire), la seule façon de s’y retrouver et de comprendre comment fonctionne votre organisation-bibliothèque, c’est de marcher dedans, d’expérimenter l’espace au sens propre et figuré.

Visite guidée.

Appréhender l’architecture physique

La première chose que notre visiteur improbable remarque, c’est l’organisation physique du lieu. En gros :

  • un espace divisé en zones plus ou moins hermétiques (aires ouvertes, locaux, labos et salles multimédias, corridors, murs et rayonnages);
  • un espace entretenant des relations plus ou moins étroites avec l’extérieur (accès et sorties de secours, fenêtres, baies vitrées et lucarnes, chauffage et ventilation, prises électriques, câblages et fibres optiques);
  • des interfaces pour passer d’un étage et d’une pièce à l’autre (ascenseurs, escaliers, guichets, portes);
  • de l’éclairage, du mobilier (étagères, fauteuils, bureaux, tables) et de la déco (affiches, artefacts, photos, tableaux).

Tous ces éléments physiques fournissent de précieuses informations concernant la nature des activités qui s’y déroulent et la vocation du bâtiment.

Décoder l’architecture sémantique

Au fur et à mesure qu’il progresse dans l’espace physique, le visiteur est confronté à de nouvelles couches de significations à décoder. À commencer par des milliers de documents aux titres et aux cotes décimales uniques, alignés sur des rayons, parfois de face, mais le plus souvent de côté. Notre extraterrestre perçoit différents systèmes de signes lui permettant de s’orienter dans ce dédale. Notamment :

  • des éléments de signalisation (icônes, flèches, pictogrammes, abécédaire typographique);
  • différentes langues (français, anglais, espagnol, allemand);
  • des dispositifs pour organiser et distinguer différents supports d’information (livres, revues et magazines, journaux, disques compacts, DVD);
  • un système pour inventorier, cataloguer, indexer et classer l’information, dans ce cas-ci la classification décimale de Dewey (CDD) puisqu’il s’agit d’une bibliothèque publique et non universitaire, auquel cas la classification de la Library of Congress (LC) serait exploitée.

Avec ces fils d’Ariane et moyennant patience, curiosité et ténacité, le visiteur devine petit à petit la manière dont les systèmes fonctionnent et que l’information est structurée. Le cas échéant, même s’il n’en comprend pas les significations, il pourra se donner des repères physiques, visuels et signalétiques en prévision d’une prochaine visite : escalier C, étagère du haut, sous le panneau lumineux, troisième rangée au fond à gauche, cote 641.5, livre à couverture bleue, près d’un fauteuil noir.

Exploiter l’architecture fonctionnelle

Poursuivant sa visite, l’extraterrestre identifie des appareils et tout un réseau de connexions internes et/ou externes, matérielles et/ou immatérielles permettant de gérer et d’interfacer les interactions entre les utilisateurs (employés et visiteurs) et des :

  • contenants (rayonnages et bases de données);
  • supports (livres, journaux, revues, microfilms, vidéos, etc.);
  • dispositifs pour organiser et distinguer différents supports d’information (livres, revues et magazines, journaux, disques compacts, DVD);
  • « intergiciels » humains-machines (identités numériques, parc d’ordinateurs, écrans, claviers, bornes d’accès mobiles, lecteurs optiques, etc.);
  • contenus (littérature, essais, actualités, films, musique, etc.);
  • fonctions (rechercher, imprimer, réserver, emprunter, s’abonner, rapporter, etc.).

On pourrait continuer la visite, mais vous avez compris l’idée. Les architectures physiques, sémantiques et fonctionnelles de votre organisation ainsi que ses systèmes informatiques et d’information sont à l’image de cette bibliothèque. Y sont réunis les outils, réseaux de connexions, contenus, processus, façons de faire et traditions bref, tous les actifs matériels et le capital intellectuel que votre organisation a bâti au fil des ans, utilise au quotidien et grâce auxquels elle se projette dans l’avenir.

À ce stade de sa visite, ce qui manque au Martien pour « se faire une tête éclairée » sur le bâtiment, ses usages et sa finalité, c’est un plan, un schéma directeur. Sans lui, il peut continuer de naviguer sans gouvernail en misant sur la sérendipité (hasard et découverte) pour aller en zigzag du point A au point F. Malheureusement, il ne saura jamais comment aller en ligne droite du point A au point B. Autrement dit, même attentive, la simple exploration ne lui sera pas suffisante pour avoir une idée claire et précise, de A jusqu’à Z, des tenants et aboutissants de votre organisation.

Faute d’avoir le plan ayant présidé à l’élaboration des différentes architectures qu’il explore :

  • non seulement passera-t-il à côté d’espaces, de contenus, d’outils et de fonctions;
  • dans l’éventualité où l’un des maillons de la chaîne était perturbé ou tombait en panne, notre extraterrestre, aussi intelligent soit-il ne serait d’aucune aide pour trouver et diagnostiquer le problème, réparer et relancer le système.

Combien d’organisations confrontées à ce type de complexité se trouvent dans la même position que notre extraterrestre?

Cartographier votre transformation numérique

De nos jours et plus que jamais, vous ne pouvez vous permettre de naviguer intuitivement, sans vraiment savoir où vous êtes et où vous allez. Les enjeux, sans parler des risques, sont trop complexes et imbriqués. Il vous faut un outil pratico-pratique intégré offrant une vision à la fois périphérique et centralisée de votre organisation et de son environnement.

  • Une vision métier (mise à plat de l’écosystème d’entités et de processus internes et externes avec lesquels votre système d’information interagit).
  • Une vision applicative (inventaire et mise à plat des logiciels composant votre système, les services offerts par ces logiciels, les flux de données ainsi que les privilèges d’accès des différentes catégories d’utilisateurs).
  • Une vision infrastructure logique et matérielle (mise à plat de l’architecture de votre réseau local virtuel (VLAN) sur site ou infonuagique, son cloisonnement, la définition des adresses IP, le routage, etc., ainsi que l’inventaire des équipements composant votre système d’information).

Peu importe votre secteur d’activité, la taille de votre organisation et sa mission, en contexte de transformation numérique tous azimuts, un plan directeur est essentiel. Il illustre la contribution à « la génération de valeur » des composantes à votre modèle d’affaires. Ce faisant, il fait ressortir les lacunes et opportunités et trace la route de votre transformation numérique en :

  • pilotant vos systèmes informatiques et d’information et leur évolution;
  • traduisant vos objectifs stratégiques en objectifs opérationnels;
  • sécurisant vos opérations et prévenant défaillances et bris de sécurité;
  • protégeant vos actifs matériels et intangibles ainsi que vos utilisateurs;
  • assurant la croissance et la pérennité de vos affaires.

Ce billet fait partie d’une série écrite pour Cofomo dans le cadre d’un projet de rédaction de son site web en 2019.

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